CONSOLIDAR DATOS

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.

PROCEDIMIENTO:

Cómo consolidar datos

1.  En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posición o por categoría.

Posición   Si vas a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puedes consolidar por posición.

Categoría   Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categoría.

2.  Configura los datos que va a consolidar.

• Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo diferente para cada vendedor.
• No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la consolidación.
• Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de las columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
• Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.

3.  Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos consolidados.

4.  En el menú Datos, haz clic en Consolidar.  Aparece el siguiente cuadro:

5.  En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

6.  Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

7.  Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si más tarde desearás incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8.  Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

En el ejemplo, el cuadro quedará más o menos así:

 

9.  Haz clic en aceptar.  En nuestro ejemplo:  la hoja de consolidación quedará así:

Mapa Conceptual

REFLEXION:

La consolidacion de datos es el proceso por el cual se analiza la informacion para tener una organizacion de datos que nos brinde un resultado eficaz y entendible. Para utilizar la herramienta de consolidacion en Excel, los rangos que queramos consolidar deben tener una estructura similar, es decir, los mismos rotulos de filas y columnas o estar en el mismo orden. Excel nos permite consolidar datos de una manera rapida y facil ya sea consolidarlos por posicion o por categoria.